Übergabeprotokoll - Alles Wissenswerte

Waren die Kratzer im Parkett schon vor der Wohnungs- und Hausübergabe da? Wie viele Schlüssel sind im Schlüsselbund vorhanden? Bei der Übergabe einer Wohnung oder eines Hauses gibt es viel zu beachten. Übernehmen Mieter ein Objekt mit Vorschäden und werden diese Makel nicht dokumentiert, muss diese Partei womöglich für den Schaden aufkommen – auch wenn dieser überhaupt nicht von den Mietern verursacht wurde. Im Gegenzug können Vermieter neue Schäden nur unter erschwerten Bedingungen beweisen, wenn die Einzelheiten über den Zustand der Immobilie nicht schon zum Einzug auf einem Übergabeprotokoll festgehalten wurden. Ein Übergabeprotokoll von Wohnobjekten verspricht beiden beteiligten Parteien große Vorteile. Dieses Dokument gilt als Urkunde, die vor dem Gericht als Beweiskraft anerkannt wird. Aus diesem Grund sollten Mieter sowie Vermieter bei einem Auszug und Einzug auf die Anfertigung dieses Übergabeprotokolls bestehen.

Einzelheiten für die Wohnungs- oder Hausübergabe

Damit die Wohnungs- oder Hausübergabe nach Maß verläuft, sollten sich beide Mietparteien frühmöglich auf einen Übergabetermin einigen. Einerseits ist es die Aufgabe der Vermieter, das Wohnobjekt zum vereinbarten Termin für den Mieter verfügbar zu machen. Andererseits hat der Mieter zum Ende des Mietzeitraums die Pflicht, das Haus oder die Wohnung dem Vermieter oder Immobilienmakler zu überlassen.

Besteht für die Wohnungs- oder Hausübergabe Anwesenheitspflicht?

Im Regelfall sollten Mieter und Vermieter den Termin zur Wohnungs- oder Hausübergabe wahrnehmen. Kann der Mieter jedoch nicht an dem Aufeinandertreffen teilnehmen, sollte sich diese Partei um eine Vertretung durch eine bevollmächtigte dritte Person bemühen. Dem Vermieter steht es theoretisch ebenfalls frei, eine andere Person zur Wahrnehmung des Termins zu beauftragen. Möglicherweise können ein Immobilienmakler oder Hausverwalter dessen Interessen vertreten. Allerdings sollten die Vermieter dem Immobilienmakler genügend Vertrauen schenken, dass dieser Immobilienspezialist die ihm erteilten Aufgaben ordnungsgemäß durchführt. Treten Fehler bei der Protokollierung auf, müssen Vermieter für damit verbundene Schäden aufkommen. Immerhin wird der Vermieter als Vertragspartner des Mieters im Dokument vermerkt. Im Streitfall können Verwalter zwar in Regress genommen werden. Allerdings kosten diese Verfahren viel Zeit. Einige Miet- oder Vermieterparteien ziehen es vor, sich bei dem Termin von einer neutralen Person begleiten zu lassen. Diese Person tritt als Zeuge auf und unterzeichnet das Übergabeprotokoll im Bedarfsfall ebenfalls.

Wie läuft der Termin zur Wohnungs- oder Hausübergabe im Einzelnen ab?

Im Rahmen der Haus- oder Wohnungsübergabe werden die Räumlichkeiten nacheinander unter die Lupe genommen. Vermieter und Mieter sollten sich auf einen Termin bei Tageslicht einigen. Bei natürlichem Tageslicht sind Schäden am besten sichtbar. Außerdem ist es wichtig, für die Besichtigung ausreichend Zeit einzuplanen. Doch worauf müssen Mieter und Vermieter während der Wohnungsübergabe Acht geben?

  • Gibt es alle Schlüssel am Schlüsselbund?
  • Befinden sich die Wohnung oder das Haus im besenreinen Zustand?
  • Sind die Zählerstände an Gas-, Wasseruhren- und Stromzählern abgelesen?
  • Befinden sich an Wänden und Decken Schimmel, Wasserflecken oder feuchte Bereiche?
  • Sind Kratzer oder Flecken auf dem Parkett oder Teppich erkennbar? Befinden sich Dellen im Fußboden? Sind alle Fußbodenleisten vorhanden?
  • Sind Tapeten neu oder Wände neu angestrichen? Sind Bohrlöcher erkennbar?
  • Lassen sich Türen und Fenster einfach schließen sowie öffnen? Funktionieren alle Schlösser und sind die Fenster dicht?
  • Läuft das Wasser bei der Klospülung sowie beim Aufdrehen der Wasserhähne?
  • Erwärmt sich die Heizung nach dem Aufdrehen?
  • Sind all die elektrischen Geräte voll funktionsfähig, die mitvermietet werden?
  • Sind Einbauten wie die Badewanne, Kloschüsseln oder Abflüsse fest verbaut? Sind eventuell Risse erkennbar?
  • In welchem Zustand befindet sich das Treppenhaus? Hat der Auszug im Treppenhaus Schäden angerichtet?
  • Sind Keller sowie Dachboden schadenfrei? Sind beispielsweise Spuren von Wasserschäden erkennbar?

Treten bei der Besichtigung Mängel auf, müssen diese Details unbedingt in dem Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Einzelheiten zum Übergabeprotokoll

Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Ist-Zustand des Wohnobjektes zum Übergabezeitpunkt. In diesem Formular ist vermerkt, welchen Zustand die Immobilie zum Einzug aufwies und wie die Bedingungen zum Auszug sind. Dennoch existieren zur genauen Anfertigung des Protokolls keine festgelegten gesetzlichen Regelungen. Folgende Inhalte sollten in dem Dokument vermerkt werden:

  • Name sowie Anschrift von Mieter und Vermieter; falls vorhanden: Daten des Zeugen (zum Beispiel von einem Immobilienmakler)
  • Anschrift des Hauses oder der Wohnung
  • Zählerstände von Strom, Wasser und Gas
  • falls existent: Füllinhalt des Heizöltanks
  • Übergabedatum bei Ein- und Auszug; Zeitpunkt der letzten Renovierung
  • alle Mängel und Schäden notieren (Kratzer, fehlende Sockelleisten, kaputte Fliesen etc.)
  • bei Schlüsselübergabe Menge sowie Art der übergebenen Schlüssel
  • Zustand der Räume (besenrein? Makellos?)
  • etwaig getroffene Absprachen zwischen Mieter und Vermieter

In einem optimal angefertigten Übergabeprotokoll sollten alle Räumlichkeiten nacheinander besichtigt und abgearbeitet werden. Werden Mängel aufgedeckt, müssen diese Makel so exakt wie möglich beschrieben werden. Je genauer diese Beschreibungen erfolgen, umso höher ist die Beweiskraft im Streitfall. Können Vermieter sowie Mieter bei einem Schaden keine Einigung treffen, sollten die verschiedenen Standpunkte durchaus im Übergabeprotokoll festgehalten werden. Ein Wohnungsübergabeprotokoll beschränkt sich auf das Wohnobjekt, Treppenhaus, Dach sowie Keller. Ein Übergabeprotokoll für ein Haus muss dementsprechend erweitert werden. In diesem Fall müssen der Zustand des Gartens oder Objekten wie einem Gartenhaus ebenfalls berücksichtigt werden.

Nach dem Termin: jede Partei erhält eine Ausfertigung

Rechtliche Probleme drohen, wenn nach dem Übergabetermin nicht jede Partei eine Abschrift des Dokuments erhält. Beispielsweise könnte der Mieter behaupten, dass der Vermieter das Protokoll im Nachhinein abgeändert hat. Aus dem Grund muss das Übergabeprotokoll stets in zweifacher Ausfertigung angefertigt werden. Aus Sicherheitsgründen unterzeichnen beide Mietparteien nach dem Termin das Dokument. Erhält jeder Interessent ein Exemplar, werden juristische Auseinandersetzungen weitgehend vermieden.

Schäden fotografieren

Insbesondere bei einer Dokumentation der Schäden ist es sinnvoll, diese Bau- oder Ausstattungsdetails auf Fotos festzuhalten. Im Regelfall sind diese Bilder im Streitfall als Beweis vor dem Gericht zulässig. Zudem geht der Mieter die Pflicht ein, das Objekt besenrein zu übergeben. Diese Verpflichtung besteht nicht nur bei einer im Mietvertrag festgelegten Vorgabe. Diese gesetzliche Pflicht wurde mittlerweile durch Gerichtsurteile belegt. Der Terminus "besenrein" schließt eine Entfernung grober Verschmutzungen ein. Gemäß Rechtssprechung müssen die Wohnung oder das Haus folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Beseitigung von Essensresten aus der Küche
  • keine Aufbewahrung von Nahrungsmitteln in mitvermieteten Kühlschränken
  • Entfernung von grobem Schmutz auf Teppichböden durch Staubsaugen
  • Ausfegen von Zimmern mit Laminat, Parkett oder Fliesen
  • Beseitigung von Spinnweben in der Wohnung oder mitvermieteten Kellern
  • Entfernung von Kalk- oder Schmierschichten im Bad oder der Küche

Ist im Mietvertrag hingegen ein Verweis auf ein "sorgfältig gereinigtes" Objekt oder eine Immobilie in "sauberem Zustand" vermerkt, müssen Mieter dieser Vereinbarung ebenfalls entsprechen. Im Zuge der Renovierung müssen Mieter all die Schäden beseitigen, die sie selbst verursacht haben. Zu Schönheitsreparaturen wie einem Streichen oder Tapezieren müssen Mieter vertraglich explizit verpflichtet sein.

Was tun, wenn sich nach der Wohnungsübergabe Schäden herausstellen?

Bei einer beschädigten Wohnung müssen Vermieter die andere Partei nachträglich zu einer Nachbesserung verpflichten. Schließlich verjähren die Ersatzansprüche auf Nachbesserungen gemäß § 548 BGB binnen sechs Monaten. Ersatzansprüche fordern Vermieter wie folgt ein:

  • Mieter erhält eine Aufforderung zur Entfernung des Schadens. Diese Aufforderung inkludiert eine Frist, bis wann die Mängel beseitigt werden müssen. Zudem sollten Vermieter androhen, die Makel auf Kosten der ehemaligen Mieter zu beseitigen.
  • Nach Ablauf der Frist erfolgt eine Kontrolle, ob die Ex-Mieter ihrer Verpflichtung nachgekommen sind.
  • Wurde der Schaden nicht entfernt, werden Handwerker mit der Mängelbeseitigung beauftragt. Die Kosten müssen die Mieter übernehmen. Falls eine Mietkaution hinterlegt wurde, können die Kosten durch diese Kaution beglichen werden.
  • Vermieter sollten Verjährungsfristen berücksichtigen. Lehnt der ehemalige Mieter den Anspruch auf Schadensentfernung ab, sind Vermieter zur Einreichung einer Klage bzw. eines Mahnbescheids berechtigt.

Führen die Mietparteien Verhandlungen über die Entfernung des Schadens durch, ist von einer Hemmung der Verjährung die Rede – es sei denn, der Mieter lehnt die Forderung des Vermieters nicht explizit und sofort ab. Im Zuge der Hemmung ist die Verjährungsfrist außer Kraft gesetzt. Nach Beendigung dieser Hemmung läuft die Frist weiter. Dieser Fall tritt dann ein, wenn ein Mieter einer Fortführung der Verhandlungen widerspricht. Laut § 203 BGB können die Forderungen der Vermieter frühmöglich drei Monate nach Beendigung der Hemmung verjähren. Möchten die Vermieter diesem zeitigen Eintreten der Verjährung entgegenwirken, ist Handlungsbedarf gefragt. Vermieter haben die Möglichkeit, einen Mahnbescheid wegen Schadenersatz zu bewirken oder den Mieter zu verklagen. In diesem Zeitraum ist die Verjährung gehemmt. Geben Gerichte dem Anspruch des Vermieters Recht, erhält dieser aus dem Urteil einen vollstreckbaren Titel. Dieser Titel ist im Regelfall an eine Verjährungsfrist von 30 Jahren gebunden. Diese Verjährungsfrist beginnt automatisch von vorn, wenn die Mietpartei einen Teil der Forderung entrichtet haben oder Vermieter Vollstreckungsmaßnahmen durchführen.

Dürfen Vermieter die Mietkaution behalten?

Generell ist die Mietkaution eine finanzielle Sicherheit für Vermieter, die bei Beendigung des Mietverhältnisses gegen etwaig entstandene Ansprüche aufgerechnet werden darf. Schulden Mieter Leistungen wie Schönheitsreparaturen oder Mietrückstände, dürfen Vermieter die Kaution zur Begleichung der damit verbundenen Kosten verwenden. Allerdings sind Vermieter verpflichtet, die finanziellen Forderungen für Mieter gut nachvollziehbar aufzuschlüsseln und mit hierfür vorgesehenen Kosten festzusetzen. Diese Abrechnung müssen Vermieter gemäß Gesetzeslage binnen drei bis sechs Monaten vornehmen. Möchten Mieter dieser Anspruchsforderung widersprechen, müssen sie ihren Standpunkt einklagen.

Verdeckte Mängel: was können Mieter und Vermieter tun?

Nicht alle Mängel können auf den ersten Blick erkannt werden. Sind Telefon- oder Elektroleitungen defekt, ist Handlungsbedarf wichtig. Stellen Mieter einen Mangel erst nach der Haus- oder Wohnungsübergabe fest, sollten Mieter ihren Vermieter schriftlich darüber informieren. Es ist wichtig, dass dieser Schaden auch im Nachhinein in das Übergabeprotokoll aufgenommen wird. Zeigen sich Vermieter in diesem Fall nicht kooperativ, sollten Mieter den Gang zum Rechtsanwalt nicht scheuen. Findet ein Vermieter nach dem Auszug verborgene Mängel, sollten diese den Makel ebenfalls in dem Dokument aufnehmen. Verweigern die Mieter eine Behebung des Schadens, sollten Vermieter ebenfalls juristischen Beistand suchen. Beim arglistigen Verschweigen dieser Mängel dürfen die Vermieter das Übergabeprotokoll sogar anfechten.

Mehr Sicherheit durch das Wohnungs- oder Hausübergabeprotokoll

Ein Übergabeprotokoll bietet Mietern und Vermietern viel Sicherheit. Mieter profitieren von einem ungerechtfertigten Anspruch durch Vermieter. Vermieter erhalten ein beweisfähiges Dokument, das ihnen bei Bedarf dabei hilft, Ansprüche bei auftretenden Schäden durchzusetzen. Wer sich nach einem Ein- oder Auszug Zeit und vor allem Geld sparen möchte, sollte deshalb auf eine Haus- oder Wohnungsübergabe bestehen.

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