Betriebskostenabrechnung - Tipps für Vermieter & Mieter

Erreicht die Betriebskostenabrechnung einmal im Jahr die Haushalte, ist der Ärger zwischen Vermieter und Mieter häufig vorprogrammiert. Beide Parteien können bei der Erstellung bzw. Kontrolle der Abrechnung folgenschwere Fehler begehen, die Zeit und Geld kosten. Wer nachfolgende Tipps beherzigt, wird sich zukünftig vermutlich nicht mehr um dieses Problem sorgen müssen.

Darauf müssen Vermieter achten

Um eine Betriebskostenabrechung rechtssicher zu erstellen, müssen Vermieter die Abrechnung spätestens ein Jahr nach der Beendigung des Abrechnungszeitraums zustellen. Haben Vermieter diese Frist versäumt, dürfen sie auch keine Nachforderungen mehr stellen. Diese Ein-Jahresfrist ist übrigens auch gültig, wenn die Mieter mittlerweile überhaupt nicht mehr in dem Haus oder der Wohnung leben. Allerdings dürfen die Mieter in diesem Fall auch nicht auf eine frühzeitig ausgestellte Rechnung bestehen. Außerdem sollten sich Vermieter vor Augen führen, dass sich der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten stets auf zwölf Monate beläuft – nicht länger und nicht kürzer. Allerdings ist es unerheblich, wann die Zeitspanne beginnt und endet. Die formale Korrektheit der Nebenkostenabrechnung ist unerlässlich. Als Mindestvoraussetzungen gelten folgende Vorgaben:

  • Berechnung des jeweiligen Anteils für Mieter
  • Aufstellung aller Gesamtkosten
  • abzüglich aller durch Mieter getätigten Vorauszahlungen
  • Erläuterung und exakte Angabe des für die Abrechnung verwendeten Verteilerschlüssels

Schlüsselt eine Betriebskostenabrechnung all diese Angaben auf, ist das Schriftstück für die Mieter nachvollziehbar. Inhaltliche Fehler des Schreibens sind übrigens kein Grund, dass die Frist für die Abrechnung ausläuft. Dementsprechend sind keine für den Mieter relevanten Lasten ein Hindernis für eine spätere Korrektur der Vermieter. Hat der Vermieter im Gegenzug Informationen vergessen oder die Kosten zu gering angesetzt, dürfen diese im Nachhinein auch nicht mehr vom Mieter eingefordert werden.

Was ist das Abflussprinzip?

Vermieter sind zur Inanspruchnahme des sogenannten Abflussprinzips berechtigt. Dieses System hilft Vermietern dabei, den Aufwand für eine Nebenkostenabrechnung zu minimieren. Dem Abflussprinzip zufolge berechnet ein Vermieter die Posten der Auflistung, für welche er erst während des Abrechnungszeitraums die Abrechnung in Empfang genommen hat. Möglicherweise rechnet ein Vermieter in der Abrechnung für 2017 die im Vorjahr entstandenen Beträge ab. Allerdings hat er die Abrechnung für die Wasserkosten erst 2017 erhalten. Diese Regelung ist dann gültig, wenn Mieter dadurch keinen wesentlichen Nachteil haben. Diese Regelung beschränkt sich allein auf kalte Betriebskosten. Das bedeutet, dass Heizkosten stets vom tatsächlichen Verbrauch des konkreten Abrechnungszeitraums abhängen. Auf dieser Methode basierend, müssen Heizkosten stets nach dem reelen Verbrauch abgerechnet werden. Gemäß der Heizkostenverordnung dürfen mindestens 50, aber höchstens 70 Prozent aller Heizkosten unter Berücksichtigung des tatsächlichen Verbrauchs berechnet werden.

Prognosen reichen für eine Erhöhung der Betriebskostenabrechnung nicht aus

Wurde durch die Berechnung ein erhöhter Bedarf an Strom, Heizkosten sowie Wasser ermittelt, dürfen die Vermieter die Nebenkosten diesem Bedarf anpassen. Allerdings muss die Betriebskostenerhöhung der Verbrauchsentwicklung entsprechen. Erwartet ein Vemieter beispielsweise, dass die Betriebskosten zukünftig ansteigen werden, darf für diese Prognose kein zusätzlicher Betrag angesetzt werden. In der BetrKV, der Betriebskostenverordnung, sind die über das Dokument abrechenbaren Betriebskosten genau geregelt. Weiterhin muss im Mietvertrag jedoch vereinbart werden, welche Posten durch die Mieter getragen werden sollen. Sind spezifische Nebenkosten nicht im Mietvertrag aufgeführt, dürfen Vermieter diese auch nicht abrechnen. Dieser Vertrag kann jedoch eine Vereinbarung berücksichtigen, der zufolge "sonstige Nebenkosten" in Rechnung gestellt werden dürfen. Diese Regelung wäre die Grundlage dafür, dass weitere Betriebskostenarten berechnet werden können, die zusätzlich anfallen.

Abrechnungsschlüssel darf nur selten geändert werden

Der Umlageschlüssel stellt fest, in welchem Verhältnis die Nebenkosten auf jeweilige Mieter verteilt werden können. Eine im Nachhinein erfolgende Anpassung dieses Abrechnungsschlüssels ist jedoch eher die Ausnahme. Immobilienmakler betonen, dass Vermieter diesen Verteilerschlüssel niemals eigenmächtig abändern dürfen. Dieser Fall ist nur gegeben, wenn Geräte für eine Verbrauchsermittlung zu einem späteren Zeitpunkt neu eingesetzt werden. Dann hat der Vermieter das Recht, den tatsächlichen Verbrauch der vertraglichen Vereinbarung vorzuziehen. Übrigens ist ein Vermieter verpflichtet, die Nebenkosten für eine leerstehende Wohnung allein zu bezahlen. Der Umlageschlüssel darf in diesem Fall nicht den anderen Mietern angepasst werden. Deshalb sind Vermieter natürlich stets darauf bedacht, dass Leerstand gar nicht erst aufkommt – im Bedarfsfall auch durch die Unterstützung durch einen Immobilienmakler.

Betriebskosten im Überblick
Betriebskosten im Überblick

Darauf müssen Mieter achten

Die Nebenkostenabrechnung ist natürlich auch auf Mieterseite relevant. Mieter sollten sich vor Augen führen, dass dem Vermieter und Hauseigentümer dauerhaft Kosten für eine Nutzung des Gebäudes entstehen. In diesem Zusammenhang steht die Betriebskostenverordnung, die die generell umlegbaren Betriebskosten regelt. Allerdings verweisen Immobilienmakler darauf, dass derartige Betriebskosten im Mietvertrag stets berücksichtigt werden müssen. Eine Aufstellung der Betriebskosten muss für Miter übersichtlich erfolgen. Auch ein juristisch oder betriebswirtschaftlich nicht versierter Mieter muss die Kosten nachvollziehen und kontrollieren können. Deshalb sollten Mieter darauf Acht geben, ob Vermieter die einzelnen Posten der Abrechnung möglichst exakt gekennzeichnet haben. Verschiedene Posten wie Müll, Straßenreinigung oder Strom bedürfen auch einer separaten Auflistung. Gleichartige Kosten wie unterschiedliche Policen dürfen unter einer Position zusammen addiert werden. Abkürzungen dürfen zwar in einer Betriebskostenabrechnung verwendet werden. Allerdings müssen Vermieter diese Kürzel bei Bedarf näher erläutern.

Was ist ein Verteilerschlüssel?

Der Verteilerschlüssel müssen in der Nebenkostenabrechnung so aufgelistet werden, dass dieser Teil der Abrechnung für die Empfänger nachvollziehbar ist. Die Abrechnung muss klar und detailliert widerspiegeln, auf welcher Basis die Berechnung für die Anteile des jeweiligen Mieters erfolgt. Bei einer Unterteilung des Verbrauchs in einzelne Wohneinheiten ist eine Umlage nach Messwerten unbedingt notwendig. Die gleiche Regelung ist gültig, wenn Beträge wie Kabelgebühren einer speziellen Wohneinheit zugeordnet werden können. Mietern und Vermietern steht es frei, eine Vereinbarung für einen speziellen Umlageschlüssel für die Betriebskosten festzulegen. Soweit im Mietvertrag keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden, empfiehlt das Gesetz eine von der Wohnfläche abhängige Umlage. Bei einer an der Wohnfläche orientierten Verteilung muss die Betriebskostenabrechnung eine Auflistung der gesamten Wohnfläche sowie der Fläche des genutzten Wohnraums enthalten. Bevorzugen Vermieter eine Umlage pro Kopf, müssen alle in der Wohnung lebenden Personen benannt werden.

Rechte des Mieters

Für eine Kontrolle der Betriebskostenabrechnung darf der Mieter auf seinen Anspruch auf Einsicht in Gebührenbescheide und Rechnungsnachweise bestehen. Möchten sich Mieter einen Überblick über die Dokumente verschaffen, dürfen sie so lange eine Nachzahlung verweigern, bis sie durch den Mieter Einsicht erhalten. Der Vermieter hat seine Pflicht erfüllt, wenn er dem Mieter einen mit allen Belegen enthaltenen Aktenordner zur Verfügung stellt. Dabei hat der Mieter das Recht, diese Dokumente zu fotografieren oder sich die darauf befindlichen Informationen zu notieren. Der Vermieter muss die Unterlagen nicht als Kopie bereitstellen. Eine Ausnahme liegt vor, wenn die Einsichtnahme in den Aktenordner für den Mieter nicht zumutbar ist. Dieser Fall ist beispielsweise gegeben, wenn am Wohnort keine Einsichtnahme durch den Mieter stattfinden kann.

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